10 maanden na de HARP-ontvlechting | Hoe gaat het nu met de collega’s?
Nieuwe collega's, een nieuwe leidinggevende, soms zelfs een nieuwe werkplek. Voor veel collega's veranderde er vorig jaar veel door de HARP-ontvlechting. Hoe ervaren zij die verandering nu? We spreken met Niki Philipsen, die van het instituut Fontys ICT naar de dienst Studentenvoorzieningen ging, en met Marco van den Berg, die de overstap maakte van de dienst Control, Financiën & Inkoop naar de dienst Informatievoorziening & Technologie (I&T). Hun verhalen verschillen, maar raken ook aan dezelfde thema's: wennen, ontwikkelen en bouwen aan nieuwe verbindingen.
Van schrik naar nieuwe kansen
Voor Niki Philipsen kwam de ontvlechting niet helemaal als een verrassing. Vanuit haar werkzaamheden wist ze dat een overstap naar Studentenvoorzieningen een reële mogelijkheid was. Toch kwam het moment waarop dit daadwerkelijk werd bevestigd hard binnen. Na negentien jaar bij Fontys ICT voelde de overstap naar een nieuwe dienst als een grote verandering. "Ik was persoonlijk geschrokken," vertelt ze. "Ik werkte al zo lang in een vertrouwde omgeving. Ineens werd de keuze voor mij gemaakt."
Niet alleen de verandering zelf, maar vooral de onduidelijkheid vond ze lastig. Wat haar nieuwe rol precies zou worden en hoe de overgang eruit zou zien, was in het begin nog niet duidelijk. Toch veranderde haar blik gaandeweg.
"Op een gegeven moment dacht ik: ik heb geen keuze, dus ik kan beter kijken naar de kansen. Die ben ik ook steeds meer gaan zien."
Voor Marco van den Berg voelde de aankondiging anders. De functioneel beheerders binnen de instituten bleven in het onderwijs vanwege TGO, maar binnen de diensten werden ze samengebracht bij dienst I&T. De stap naar I&T werd eigenlijk als een logische ontwikkeling gezien.
"We zagen het wel aankomen. We dachten vooral: dit biedt kansen om kennis en ervaring met andere functioneel beheerders te delen. Wij zijn de schakel tussen de gebruiker, de organisatie en de leverancier. Die positie wilden we graag vasthouden en dus was het wel belangrijk dat de rol van functioneel beheer behouden bleef."
Twee verschillende ervaringen
Hoewel beiden dezelfde organisatieverandering meemaakten, verliep de overgang heel verschillend.
Voor Niki waren de eerste maanden "rommelig en onduidelijk". Officieel viel ze al onder Studentenvoorzieningen, terwijl ze tegelijkertijd nog werkzaamheden voor ICT uitvoerde en fysiek tussen haar oude collega's zat. Dat zorgde soms voor verwarring en onrust.
Marco's dagelijkse werk veranderde juist nauwelijks. De systemen die hij beheert bleven hetzelfde en ook de contacten met zijn opdrachtgevers bleven bestaan.
"Mijn werk veranderde eigenlijk niet. Wat erbij kwam, waren de contacten met nieuwe collega's binnen I&T en meer overlegmomenten."
Toch was er voor beiden een moment waarop de verandering echt begon te landen. Voor Marco was dat toen hij samen met zijn nieuwe team regelmatig op de nieuwe locatie ging werken en collega's beter leerde kennen. Voor Niki kwam dat moment pas vlak voor de zomervakantie, toen haar team voor het eerst gezamenlijk op de nieuwe werkplek terechtkwam.
Nieuwe teams, nieuwe kennis
Inmiddels voelen beide collega's zich thuis in hun nieuwe omgeving.
Niki werkt tegenwoordig aan het volledige aanmeld- en inschrijfproces van internationale studenten. Waar haar werk vroeger over verschillende collega's verdeeld was, begeleidt ze studenten nu van aanmelding tot inschrijving.
Daarnaast merkt ze dagelijks de meerwaarde van het samenbrengen van expertise.
"Vroeger zat kennis verspreid. Nu zitten collega's met verschillende achtergronden en ervaringen bij elkaar. Als ik een vraag heb over bijvoorbeeld Duitse diploma's of specifieke visumprocedures, weet ik precies bij wie ik moet zijn."
Ook Marco ziet voordelen van de nieuwe samenwerking. De functioneel beheerders van verschillende domeinen zijn samengebracht en werken steeds vaker samen aan teamontwikkeling en kennisdeling.
"Het is nog vroeg om te zeggen dat we al veel van elkaar hebben overgenomen. Maar we luisteren naar elkaar, vergelijken werkwijzen en ontdekken wat we van elkaar kunnen leren."
Minder eilandjes
Een belangrijk doel van HARP is het verminderen van versnippering. Volgens beide collega's zijn daar inmiddels de eerste effecten van zichtbaar.
Niki merkt dat vooral in de samenwerking. "Bij ICT voelde ik me onderdeel van een eilandje. Nu voelt het veel meer als één groot team."
Ook het beschrijven van processen heeft volgens haar veel opgeleverd.
"Voor het eerst hebben we het hele proces van A tot Z in kaart gebracht. Daardoor zijn knelpunten zichtbaar geworden en weten we veel beter waarom we dingen doen zoals we ze doen."
Voor Marco zit de winst vooral in het samenbrengen van kennis.
"Als kennis niet meer verspreid zit over allerlei plekken, wordt de organisatie minder kwetsbaar. Je kunt gemakkelijker kennis delen, elkaar vervangen en een uniforme werkwijze ontwikkelen."
Nog niet klaar
Tegelijkertijd benadrukken beiden dat veel veranderingen nog in ontwikkeling zijn.
Bij Studentenvoorzieningen wordt toegewerkt naar een nieuwe werkwijze voor het aanmelden en inschrijven van internationale studenten. Het ondersteunende systeem is nog in ontwikkeling, waardoor een deel van de voordelen nog gerealiseerd moet worden.
Niki verwacht dat studenten straks meer inzicht krijgen in hun aanmeldproces en beter weten welke stappen nog nodig zijn. "Dat gaat zorgen voor meer duidelijkheid, minder mailverkeer en een professionelere ervaring voor studenten."
Ook Marco kijkt vooral vooruit. Hij hoopt dat de komende periode leidt tot meer kruisbestuiving tussen de verschillende functioneel beheerteams en tot gedeelde werkwijzen binnen heel Fontys.
De menselijke kant
Tijdens het gesprek komt nog een ander belangrijk thema naar voren: de menselijke kant van verandering.
Volgens Niki lag tijdens het traject veel nadruk op processen en structuren, terwijl sommige collega's behoefte hadden aan meer persoonlijke begeleiding. "Processen zijn belangrijk, maar uiteindelijk zijn het mensen die ermee moeten werken."
Ondanks die kanttekening kijkt ze inmiddels positief terug op haar overstap. Ze voelt zich welkom in haar nieuwe team, heeft nieuwe uitdagingen gevonden en ontdekt dagelijks nieuwe kanten van haar werk.
Dat vat misschien ook de rode draad van beide verhalen samen. De verandering is nog niet af. Teams zijn zich nog aan het ontwikkelen, processen worden verder verbeterd en nieuwe werkwijzen moeten hun waarde nog bewijzen. Maar waar de één aanvankelijk schrok en de ander vooral kansen zag, kijken beiden inmiddels vooral vooruit.
Of zoals Marco het kort samenvat: "Het valt allemaal wel mee." En zoals Niki het zegt: "Ik zie vooral kansen."
Eén Fontys – samen realiseren we de nieuwe bedrijfsvoering
Wil je meer informatie of heb je vragen over HARP? Neem contact op met je leidinggevende, stuur een mail aan HARP@fontys.nl of bezoek de HARP-portal.