Een jaar na de HARP-ontvlechting | Hoe gaat het nu met de leidinggevenden?
Voor de één kwamen er nieuwe collega's bij, voor de ander vertrokken collega's juist naar de diensten. Een jaar na de HARP-ontvlechting kijken Edwin Nugteren, leidinggevende bij de dienst Control, financiën en inkoop (CFI), en Rianne Meulendijks, leidinggevende bij Fontys Economie en Communicatie (FEC), terug op een periode van verandering. Wat deed de ontvlechting met hun teams? Wat vroeg het van hun leiderschap? En hoe staat het ervoor met de samenwerking tussen instituten en diensten?
Twee perspectieven op dezelfde verandering
De ontvlechting bracht voor beide leidinggevenden een totaal andere werkelijkheid met zich mee. Bij Edwin Nugteren ontstond een nieuwe dienst waarin collega's vanuit verschillende instituten en diensten van Fontys samenkwamen. Voor Rianne Meulendijks betekende de ontvlechting juist dat een groot deel van haar team overging naar de diensten.
"Mijn team werd meer dan gehalveerd", vertelt Rianne. "Tegelijkertijd bleef de verbinding met die collega's, die wel nog werkzaamheden verrichten voor het instituut, belangrijk. Formeel ben ik niet meer hun leidinggevende, maar ik vind het wel belangrijk dat zij zich nog steeds verbonden voelen met ons instituut."
Ook Edwin zag dat de verandering verder ging dan een organogram of nieuwe rapportagelijnen. "Wij hebben aan de voorkant bewust gezegd: we beginnen niet met een bestaande dienst waar mensen bijkomen, maar we bouwen een nieuwe dienst. Nieuwe teams, nieuwe rollen, nieuwe werkwijzen. Dat vroeg vanaf dag één aandacht voor teamvorming."
Leiderschap in een nieuwe werkelijkheid
Voor beide leidinggevenden draaide het afgelopen jaar voor een groot deel om mensen.
Rianne richtte zich vooral op rust en duidelijkheid. "We wisten niet meteen alles, maar we konden wel richting geven. Voor mij ging het om koers houden, rust bewaren en medewerkers vertrouwen geven dat het goed zou komen."
Edwin stond voor de uitdaging om van vijfentwintig collega's, afkomstig uit verschillende onderdelen van Fontys, één team te maken. Dat begon met veel gesprekken, kennismakingen en duidelijke communicatie over de nieuwe koers. "Je moet helder zijn over wat je gaat doen, maar ook vertrouwen geven. Niet alles gaat in één keer goed en dat hoeft ook niet. Als er iets misgaat, lossen we dat samen op."
Wat daarbij hielp, was dat veel collega's voorheen relatief zelfstandig werkten binnen hun instituut. Door hen samen te brengen ontstonden nieuwe mogelijkheden voor kennisdeling en samenwerking. "Sommige collega's hadden eigenlijk een solofunctie. Nu zitten ze in een team met vakgenoten. Je ziet dat kennisdeling dan een enorme vlucht neemt."
Een team bouwen terwijl het werk doorgaat
De grootste uitdaging voor Edwin was misschien wel dat de dagelijkse werkzaamheden gewoon door moesten gaan. "Terwijl je een nieuw team vormt, moet de winkel openblijven. De dienstverlening gaat door en tegelijkertijd werk je aan verandering."
Een jaar later ziet hij duidelijke signalen dat collega's zich onderdeel voelen van één gezamenlijk team. Dat blijkt uit de betrokkenheid tijdens overleggen, de opkomst bij bijeenkomsten en vooral uit de manier waarop collega's elkaar weten te vinden.
Bij CFI komen bovendien verschillende werkwijzen samen die in de instituten waren ontstaan. "Iedereen had zijn eigen aanpak ontwikkeld. Nu brengen we die bij elkaar en kijken we welke werkwijze het beste werkt voor Fontys als geheel. Dat levert veel nieuwe inzichten op."
Verbinding zonder hiërarchie
Voor Rianne lag de uitdaging juist aan de andere kant. Hoe houd je verbinding met collega's die niet meer in je team zitten?
Daar wordt bewust aandacht aan besteed. Medewerkers vanuit de diensten worden bijvoorbeeld uitgenodigd voor teamuitjes, strategische bijeenkomsten en andere momenten waarop verbinding ontstaat.
"Ik vind het belangrijk dat mensen zich niet alleen verbonden voelen met hun dienst, maar ook met het instituut waarvoor ze werken. Juist die betrokkenheid maakt dat je begrijpt wat er speelt en wat nodig is."
Volgens Edwin werkt dat ook de andere kant op. Medewerkers die bij een dienst horen, moeten zichtbaar blijven binnen de instituten waar ze hun werk doen. "Je kunt die rol alleen goed vervullen als je weet wat er speelt. Daarom is aanwezigheid op locatie zo belangrijk."
Meer samenwerking, meer Fontys
Beiden zien dat de samenwerking tussen instituten en diensten het afgelopen jaar intensiever is geworden.
Edwin merkt dat zijn netwerk binnen Fontys aanzienlijk groter is geworden. "Ik ben eigenlijk nog meer Fontys geworden dan ik al was."
Volgens Rianne en Edwin weten instituten en diensten elkaar sneller te vinden dan voorheen. Verschillende perspectieven worden daardoor eerder betrokken bij vraagstukken, wat helpt om betere keuzes te maken en sneller tot oplossingen te komen. Dat is belangrijk, omdat bij instituten veel onderwerpen samenkomen: van onderwijs en onderzoek tot financiën, HR, processen en dienstverlening.
Daarnaast spelen informele contacten volgens beiden een belangrijke rol. Elkaar kennen, elkaar makkelijk kunnen bellen en elkaar regelmatig tegenkomen blijkt minstens zo waardevol als formele overlegstructuren.
"Die toevallige ontmoetingen zijn vaak de smeerolie van de samenwerking," zegt Edwin. "Soms leveren die meer op dan een gepland overleg van een uur."
Nog niet klaar
Tegelijkertijd benadrukken beide leidinggevenden dat de ontwikkeling nog volop gaande is.
Binnen de instituten wordt nog steeds gekeken welke taken waar thuishoren en hoe werkzaamheden het beste kunnen worden georganiseerd. Binnen de diensten wordt verder gewerkt aan harmonisatie, uniforme processen en gezamenlijke werkwijzen.
"Wij zijn nog lang niet klaar", zegt Edwin. "De basis staat. Nu gaan we de verdere opbrengsten realiseren en blijven we finetunen waar dat nodig is."
Trots op de mensen achter de verandering
Als ze terugkijken op het afgelopen jaar, hebben Edwin en Rianne vooral waardering voor de manier waarop collega's met de veranderingen zijn omgegaan. Teams vonden hun weg in een nieuwe situatie en medewerkers lieten veel flexibiliteit zien.
Een jaar na de ontvlechting zien beiden dat de ontwikkeling nog volop doorgaat. Nieuwe teams, samenwerkingen en werkwijzen krijgen steeds meer vorm. Zoals Edwin het verwoordt: "We hebben een goede basis gelegd. En ik zie de toekomst met vertrouwen tegemoet."
Eén Fontys – samen realiseren we de nieuwe bedrijfsvoering
Wil je meer informatie of heb je vragen over HARP? Neem contact op met je leidinggevende, stuur een mail aan HARP@fontys.nl of bezoek de HARP-portal.